急募！！総務業務の集約・標準化推進に関する業務移管支援

課題/ミッション： 組織再編により新たに加わった複数担当に対して、総務関連業務の受入れ・集約を進める必要がある。 既存担当ごとに運用方法やルール、業務内容が異なるため、 ・現状把握 ・業務整理 ・受入れ範囲整理 ・役割分担整理 ・関係者調整 を実施しながら業務移管を推進する必要がある。 加えて、移管推進を担う課長代理に業務負荷が集中しているため、推進体制を強化しながら業務集約を進めることが求められている。 期待成果： 本案件では、総務業務の集約・標準化に向けて、各担当で保有・運営している業務の実態や運用ルールを整理し、受入れ対象業務、役割分担、運用条件が明確化されている状態を実現することが求められる。また、移管元および受入れ側の関係者間で認識合わせや合意形成が行われ、受入れに向けた方針・進め方について共通認識が形成されていることを期待。 加えて、業務移管に必要な作業内容、担当者、スケジュールおよびマイルストーンが整理され、進捗・課題・リスクが可視化された状態で管理されていることを目指す。業務移行を進める中で発生する調整事項や課題についても適切に対応しながら、優先度に応じて段階的に業務受入れが推進されている。 また、担当ごとに異なる業務プロセスや運用ルールについて共通化可能な領域が整理され、標準的な運営方法が定義されていることに加え、必要に応じて例外運用の考え方も整理されていることを成果として求めている。併せて、業務手順書や引継ぎ資料等が整備され、継続的に運営できる体制の構築に寄与することを期待。 さらに、本プロジェクトを通じて、これまで業務整理、関係者調整、進捗管理等を中心的に担っていた課長代理の負荷が軽減され、課長代理が業務内容の検討や重要な意思決定、関係者との調整といった本来注力すべき役割に集中できる体制が構築されていることを重要な成果として位置付けている。 PJ目的・ゴール： 担当ごとに個別運営されている総務関連業務を集約し、標準化された運営体制を構築することを目的。 既に一部担当では業務集約を実施しているが、組織再編に伴って新たな担当が加わったため、更なる横展開を推進する。業務内容の整理、受入れ範囲の明確化、運営方法の統一等を進めながら、継続的な運営体制の構築を目指す 体制・役割： 課長代理と伴走しながら業務集約・移管プロジェクトを推進する。  課長代理から指示を受けて動く補助要員ではなく、打合せ内容や状況を踏まえ、自ら必要な対応事項や論点を整理しながら主体的に推進する役割を期待。 業務スコープ： 移管元担当および受入れ担当へのヒアリングを実施し、対象業務の内容、運用方法、業務量、課題等を整理する。各担当で異なる運用ルールや業務プロセスを整理した上で、受入れ範囲や役割分担、対応条件について関係者との調整を行う。 また、業務移管推進に向けた計画策定、マイルストーン管理、進捗管理、課題管理、リスク管理を実施し、関係者との会議設定、議事録作成、決定事項管理、フォローアップ等を行いながらプロジェクト推進を支援する。 さらに、課長代理が業務内容検討や判断に注力できるよう、プロジェクト管理や関係者調整を主体的に担うことが期待されている 求める人物像： 総務・スタッフ業務への理解を持ち、関係者との調整や業務整理を行いながら、業務集約・業務移管を主体的・能動的に推進できる方。 コミュニケーション高く、能動的に動ける方。 ※エントリー期限※ 10/22（木）16時まで

（必須） ・総務・人員管理・備品管理・権限管理等のスタッフ業務に関する知見 ・業務移管・業務集約・運営体制統合の推進経験 ・関係者ヒアリングおよび業務整理・可視化スキル ・部門横断での調整・合意形成経験 ・指示待ちではなく主体的に課題整理・推進できる能力 （尚可） ・組織再編・組織統合に伴う業務移管経験 ・業務標準化・業務プロセス改善（BPR）経験 ・PMOとしての進捗管理・課題管理・リスク管理経験 ・業務手順書・運用ルール・引継ぎ資料の整備経験